Z blisko 2 miliardów użytkowników poczty elektronicznej, wielu pobiera wiadomości na jeden komputer i ma problem z dostępem do nich z innego miejsca. To e-mail z lat 90. A taki już umarł.

Wbrew pozorom poczta elektroniczna nie starzeje się i wciąż doskonale spełnia swoją rolę. Na progu drugiej dekady XXI wieku pojawiają się jednak nowe możliwości, które próbują sprostać szaleńczo zmieniającemu się światowi. Jeszcze dziesięć lat temu większość z nas siedziała przed komputerem PC z wielkim jak szafa monitorem i niewiele mniejszym telefonem komórkowym obok. Było to jedyne miejsce, z którego potrzebowaliśmy dostępu do naszej poczty.

Dzisiaj mało już kto nie pracuje z laptopem, a rynek komputerów stacjonarnych tak się skurczył, że przegrywa nawet ze smartfonami. Internet przyspiesza z każdym rokiem, jego ceny spadają, przestrzenie dyskowe rosną w niesłychanym tempie. A mimo wszystko łatwo zaobserwować, że wiele osób aktywnie korzystających z poczty elektronicznej, odpowiadających na dziesiątki maili dziennie, wciąż tkwi w starych czasach i nie korzysta z nowych atutów. Choć wiąże się z tym tyle korzyści.

Jakich?

Po pierwsze, oszczędzam własne miejsce. Jeżeli podobnie jak ja otrzymujesz setki lub tysiące maili rocznie, pobierając je na własny komputer zajmujesz sobie sporo cennego miejsca. Oczywiście możesz wszystko na bieżąco usuwać, ale wtedy trudno będzie Ci wrócić do jakichś starych spraw i przypomnieć sobie dawne ustalenia. A po co, skoro pocztę można hostować?

Po drugie, nie martwię się o backupy. Dopóki wszystko trzymam u siebie, dopóty jestem zmuszony dbać o kopie zapasowe, na wypadek awarii dysku czy – odpukać – jakiejś kradzieży. Jeżeli jednak przechowuję maile na zewnętrznym serwerze, to nie na mnie spoczywa ta odpowiedzialność. Dobra firma hostingowa zatrudnia dobrych ludzi, którzy zadbają o to, aby mojej poczcie nie stała się żadna krzywda. Ja tylko korzystam.

Po trzecie, mam dostęp skąd tylko chcę. Być może jesteś jedną z osób, które raz na jakiś czas wzdychają: „Gdybym tylko miał tutaj tę wiadomość, którą zostawiłem w innym miejscu”. Jeżeli korzystasz z poczty XXI wieku, potrzebujesz tylko dostępu do internetu, żeby mieć dostęp do wszystkich swoich maili. Możesz to zrobić przez dowolną przeglądarkę, inny program pocztowy, przez telefon komórkowy. Niezależnie od tego, w jakim miejscu świata jesteś.

Po czwarte, wszystko mam zawsze aktualne. Jedną z najpiękniejszych funkcji nowoczesnego e-maila jest synchronizacja. Gdy odpowiem na maila w telefonie, a następnie uruchomię laptopa, będzie on już oznaczony jako przeczytany i odpowiedziany, a moją własną wiadomość znajdę w katalogu „Wysłane”. Identycznie w drugą stronę. Koniec z niespójnością i irytującym powtarzaniem tych samych czynności.

Po piąte, lepiej wykorzystuję czas. W życiu jest mnóstwo sytuacji, w której zmuszeni jesteśmy do bezczynności: podróż autobusem, oczekiwanie w urzędzie czy u lekarza, kolejka w sklepie itp. Korzystając z nowej technologii można wykorzystać ten czas produktywnie i sprawdzić pocztę, zaznaczyć najważniejsze wiadomości, odpisać na coś pilnego. Wszystko to i tak musiałbym zrobić, tyle że później.

Zapomnij o POP3, czyli e-mailu z minionej epoki. Nowoczesny e-mail to IMAP, poczta hostowana, ale nie tylko – to również narzędzia pomagające w pracy grupowej i zarządzaniu czasem. Warto korzystać z nowych możliwości, szczególnie jeśli są proste i nic nie kosztują. Pogłoski o śmierci e-maila są wszakże zdecydowanie przedwczesne.